Jak uspořádat akci

28. dubna 2018 v 12:00 | Lux |  Chlebové drobečky
Zdravím.
Níže vám poskytnu lehký návod, jak pořádat nějakou událost, akci, napřiklad slučku se základkou, rozlučku se svobodou, ale i grilovačku na zahradě. Tohle je pro mě nyní aktuální téma, protože kvůli špatnému výběru ,,pořadatele" a formy jsme se teď ohledně jedné akce totálně zhádali, což podle mě bylo naprosto zbytečný.



Prosím Vás, prvně je si třeba uvědomit CO pořádám. Je to oficiální nebo neoficiální? Jaký je to typ akce (grilovačka, čaj o páté, piknik, sraz po X letech, oslava)? Má to být příjemné posezení nebo něco akčního?
Důležité je si uvědomit i KDO se hodlá zúčastnit. Budou tam jen moji přátelé nebo i někdo koho úplně neznám? Nebo snad úplně náhodní lidé? Je to rozdíl, protože ke svým přátelům si leccos můžu dovolit, vím už trochu, co se jim líbí a jestli je to jejich šálek kávy. V případě, že je neznám, měla by být akce koncipována jako ideální kompromis, tak aby si každý našel to své, co ho bude na akci bavit. (Samozřejmě, všem se nezavděčíme.)
A co DÉLKA? Je obrovský rozdíl, jestli zabavím pár lidí na hodinu a nebo na celý večer! K tomu se váže optimální volba prostoru, tudíž odpoveď na otázku KDE. Tady záleží, jaký je účel akce, co se očekává od akce a jestli je ofiko nebo ne. Je třeba vyřešit nějaké přesuny, pokud budou nezbytné. Měly by proběhnout hladce, místa by neměla být od sebe příliš vzdálená. Strávit x hodin na cestě se může snadno změnit v otravu. (Pokud to není cyklovýlet nebo keškování aj., kde se přesuny naopak očekávají a kde cesta je cíl :))

Tak. Ale JAK to udělám?
Nejdřív domluvit datum. To bývá často oříšek. Nejlepší je, když je datum daný - není co vlastně řešit a rovnou se píše pozvánka.
Když určen není, bude to nadlouho. Chce to vzít do ruky diář a vylučovací metodou vybrat třeba dva nebo tři vhodné datumy. Pak už jen obepsat účastníky, jaký se jim hodí. V případě třeba srazu po X letech by asi bylo lepší datum rovnou zvolit a rozeslat dlouho (třeba i půlroku) předem, ale pokud se scházíte s kamarády z gymplu a chcete se sejít do měsíce, tak by bylo fajn se domluvit. To je na Vás - pořadateli, která forma je optimální. A přinejhorším vyhrává prostě datum, kde je potencionální účast nejvyšší, je mi to líto.



Máte datum, pecka! Teď pořádáme dál. Jsou 2 varianty, jak na to.

1) Vše naplánuji sama a rovnou všem pozvaným pošlu konkrétní plán, čas a datum srazu. Tudíž se nikoho na nic k programu neptám!!! Prostě si to udělám podle sebe, jak by se to líbilo mě. Tady je samozřejmě riziko toho, že spoustě lidí se zrovna moje provedení líbit nebude a můžu očekávat nevybíravé komentáře - v tom lepším případě. Horší alternativa je, že se o svém ,,selhání" dozvím třeba po týdnu od někoho, kdo se vůbec nezúčastnil. Ale někdy je lepší zariskovat, protože se člověk vyhne dohadům (viz bod 2). Tento způsob je vhodný pro klasickou grilovačku, kdy je náplň víceméně jasná a není tam co moc vymýšlet. Prostě jen potvrdím místo, čas konání a upřesním, co kdo má vzít s sebou. Jestli koupím 10kg masa a každý přispěje nebo zda to bude stylem co-si-přinesu-to-sním-a-vypiju. (Ale vždy je vhodné mít železnou zásobu, kdyby se párty neočekávaně rozjela ;))

2) Sejdu se s účastníky - všemi nebo vybranými - (Lepší než zakládat společné konverzace a tak, ale někdy to jinak bohužel nejde. V tom případě bych ale volila spíš formu tajné události, tam se tolik něčí názor neztratí.) a vše s nimi zkonzultuji a proberu. To znamená, že se jich zeptám na jejich NÁZOR, co by se jim líbilo dělat, jestli je tohle dobrý nápad apod. Pak si ale, prosím, uvědomme, že když svůj názor ostatní řeknou nahlas, tak ho nemůžeme ignorovat, nedej Bože mu za něj vynadat!! Jde o domluvu, o kompromisy. Pokud je pro tento nápad většina, nevidím důvod, proč ho nezahrnout i když já s tím úplně nejsem ztotožněna. Ale proto o tom diskutujeme, proto se ptáte na názor dalších. Je to o KOMPROMISECH!
Tento způsob je vhodný, když se pořádá něco pro méně lidí na tajňačku, třeba oslavu, která je překvapením pro oslavence, ale je tu předpoklad, že se s ostatními alespoň trochu známe nebo známe alespoň pár lidí. Jinak se může stát, že místo kreativního prostoru vytvoříme dusno a všem bude vlastně trapné něco navrhovat.
Nebo se tady může strhnout vášnivá debata, dojít ke zvýšení hlasů a možná i zatnutým pěstem. Co teď? Proto je tam jeden HLAVAS, který svolal celou tuhle sešlost a který MODERUJE debatu. Měl by to být někdo, kdo je schopný řešit věci objektivně, s klidem a nadhledem. Kdo má kultivované vyjadřování a dokáže všechny hodit do pohody. Tady prostě opravdu není prostor pro nadávky, vytahování starých křivd nebo jiných podrazů. Takže někdo emotivní nebo extrémně hlučný není vhodný kandidát, pardon. Pokud to pořádáte VY, ale víte, že moderování nezvládnete objektivně a s klidem, zvolte si zástupce (kamarádku, manžela, kolegyni,..), prostě někoho nestranného.

Můj tip: 1.kolo je takový brainstorming, prostě házejte nápady, i úplné kraviny. Zde platí zásada - nikoho nesoudit, nikoho nekritizovat. Všechny nápady během toho zapisuji, aby mi nějaký neutekl. Ve druhém kole je společně probereme a vyškrtáme opravdu blbiny nebo nerealizovatelnosti. A ve třetím a posledním kole nápady upravíme, specifikujeme a objektivně zhodnotíme, jestli máme nápadů dost. Tady zase záleží, jestli pořádám akci na hodinu nebo na celý den. Ale pozor! I když má být akce naplánována, nikdy se nesmí zapomenout na VOLNOU ZÁBAVU. Někdy bude takové okénko trvat podstatně déle, jindy zase jen hodinku. Záleží.

Výsledek obrázku pro brainstorming

No. Nejdůležitejší body jsem Vám tu řekla. Možná jsem se někde opakovala, za to se omlouvám, ale píšu tento článek hodně nasran..hm emočně nastartovaná. Mě nejvíc štve, když si pořadetelka neujasní body 1 a 2 a jednou napíše, že chce iniciativu a nápady, tak nad tím člověk stráví čas, usilovně přesmýšlí a když konečně zformuluje své nápady, tak dostane vynadáno, koho to zajímá a že jsem asi úplně blbá. Jsem blondýna no, co čekat. Mně nevadí kritika, dokážu ji přijímat. Kdyby mi někdo řekl: ,,Hele, tohle se mi nelíbí, už je to přes čáru a nehodí se mi to do konceptu." Moje odpověď by byla: ,,Ok, tak vymyslíme něco jiného. " nebo ,,Máš pravdu, tvůj nápad je asi fakt lepší." A nemám sebemenší problém. ale když jednou chce někdo pomoct a poradit a podruhý tvrdí, že se o pomoc neprosil, co tu nacvičuju, tak já už fakt nevím.

Poslední výzva: Prosím, prosím, přemýšlejte! A to platí pro jakékoli jednání s lidmi. Děkuju.

Lux


P.S. Mám s akcemi vlastní zkušenosti z obou pohledů. Pořádala jsem zatím pár narozeninových oslav pro děti, dva slučáky s gymplem, jeden se základkou, spoustu srazů s partou s přespáním i bez (ani nepočítám), sraz vedoucích na tábor nebo obecně koncepty táborové hry atd. Takže si dovolím tvrdit, že jsem si prošla i začátečnickým chybováním i teď takřka profi pořadatelstvím (dělám si srandu, vždy přijde něco nového, s čím se musím poprat :))
Prostě vím, že je to dřina. Třeba tímto článkem pomůžu nějakému začátečníkovi to s grácií zvládnout, hlavně se toho nebojte a opravdu Keep calm! Pokud by měl někdo zájem s něčím poradit, napište komentář s kontaktem a určitě ráda poradím :)

Výsledek obrázku pro keep calm and make it happen
 

Buď první, kdo ohodnotí tento článek.

Nový komentář

Přihlásit se
  Ještě nemáte vlastní web? Můžete si jej zdarma založit na Blog.cz.
 

Aktuální články

Reklama